¿Por qué es importante elegir un buen lugar para tu evento empresarial?
Cada evento empresarial que se realiza tiene un objetivo y va dirigido a un público en
específico. Por lo tanto, se requieren de ciertos elementos “específicos” para que este
acontecimiento se desarrolle con completo éxito.
Solo los organizadores de eventos saben lo complicado que es encontrar el lugar ideal para
llevar a cabo este tipo de actividades, puesto que deben escoger las instalaciones que se
adapten a las necesidades del acontecimiento.
Para que un evento se realice con éxito, se deben cumplir con algunos requisitos para que los
asistentes se sienta complacidos de haber sido parte de este. Una buena organización, un lugar
cómodo, un delicioso catering y un contenido interesante harán cumplir todas las expectativas de
los participantes.
Por eso hoy queremos hablarte de uno de esos detalles puntuales, que no debes pasar por alto,
para hacer un evento perfecto: la importancia de escoger un buen lugar para tu evento
empresarial.
¿Por qué escoger el lugar perfecto es fundamental?
Hay conceptos básicos y hasta racionales para poder tomar decisiones al momento de llevar a cabo
un evento de este tipo.
Por ejemplo, todos sabemos que un evento empresarial, donde se vayan a exponer
nuevos equipos
tecnológicos de oficina, no se puede realizar en una playa. Es algo que sabemos que no tiene
lógica, ya que todos los elementos de un evento empresarial deben tener concordancia con lo que
se va a exponer o festejar.
Pero, existen muchos otros factores que determinan cuál es el mejor lugar para tu evento
empresarial. A continuación, te dejaremos en esta nota algunos de ellos.
- La ubicación
El salón de eventos que vas a escoger debe estar ubicado en una zona accesible para
todos los
asistentes.
Lo más recomendable, es que lo realices en una zona empresarial, donde los participantes
puedan
llegar en poco tiempo y no pasen horas viajando. De no ser así, escoge un lugar en el
que se
tenga fácil acceso al transporte público o en el que resulte ser fácil aparcar.
- La capacidad
Lo primero que debes conocer, al momento de organizar un evento empresarial,
es la cantidad de
personas que van a asistir al lugar. Esto será determinante al escoger el tipo de salón
donde se
efectuará la actividad.
Muchas veces nuestra lista de invitados se ajusta a la capacidad máxima de ese espacio y
no
tomamos en cuenta la confirmación de asistencia a último momento, generando un serio
problema.
Por lo tanto, siempre trata de dejar un margen de puestos desocupados para que no
ocurran estos
percances de última hora.
- ¿En un espacio cerrado o en exteriores?
Como lo mencionamos anteriormente, todo va a depender de la temática del evento y lo que
se
quiera transmitir a través de él.
Si te decides por hacer el evento en exteriores, debes tener en cuenta cómo se
comportará el
clima durante ese día. Aunque, también es recomendable tener una carta bajo la manga:
contar con
áreas que tengan toldos o techos.
Por esa razón, muchos se inclinan por espacios cerrados para evitar problemas
climatológicos. Y
que, además, se ahorran todo el traslado de aparatajes como escenarios, equipos de
iluminación,
audio, proyección, entre muchas otras cosas.
-
Accesibilidad
Muchas veces los salones de eventos no cuentan con todos los elementos con lo que se
desarrollará nuestra actividad, por lo que tenemos que trasladar algunos de ellos a este
lugar.
Y, por esta razón, tienes que asegurarte de que este espacio cuente con zonas de carga y
descarga, sin que afecte la entrada o salida de los invitados.
-
Equipamiento y servicios
El lugar debe contar con el espacio y las conexiones eléctricas y de internet para que puedan
funcionar todos los equipos que se usarán. Debe ofrecer un buen acceso a internet, tanto para
los que van a trabajar en el evento, como para los asistentes.
El espacio debe contar con buena iluminación tanto en el salón del evento y en las áreas
comunes. También debe poseer un número de baños que pueda cubrir la demanda de los invitados.
-
Precio
Antes de organizar el evento, debemos conocer cuál es la cantidad de dinero que disponemos para
pagar el alquiler del lugar. Esto nos ayudará a determinar de forma más rápida cuál será nuestro
mínimo y nuestro máximo margen para poder buscar con más enfoque algo que se ajuste a nuestro
presupuesto.