Lugares para Eventos

FECHA:
FEBRERO 2020
Autor:
COLONY SPACES
Etiqueta:
COLONY SPACES

LUGARES PARA EVENTOS

Hoy en día, es primordial escoger un buen lugar para eventos para la actividad que estemos planeando. De todo, en gran medida, dependerá del éxito del acto y, por lo tanto, es necesario todos los aspectos que se deben cubrir a la hora de un lugar para eventos.

Cuando se está organizando un evento el organizador -valga la redundancia- se enfrenta a la toma de muchas decisiones. Una de ellas, y quizás es la más importante, es el alquiler de un lugar para eventos en el que se pueda desarrollar la actividad sin ningún tipo de problema.

El sitio donde se realizará el evento tiene un gran impacto ya que afectará la fecha del evento, las opciones de catering y las experiencias de los asistentes a dicha cita. Por lo tanto, escoger un lugar para eventos es algo que no se debe tomar a la ligera.

Sin embargo, antes de tomar una decisión sobre el lugar para eventos es importante tener claro tres aspectos. Hablamos del: presupuesto, tamaño estimado del evento y requisitos de espacio. Con esto listo, podemos empezar la búsqueda.

ASPECTOS A CONSIDERAR PARA ESCOGER UN LUGAR PARA EVENTOS

Número de invitados: Puede parecer muy obvio, pero esto es uno de los factores principales a tener en cuenta para iniciar la búsqueda. La cantidad de espacio que tú y los asistentes ocupen definirá la experiencia general del evento. Por ejemplo, si el espacio es muy pequeño, los invitados se sentirán incómodos y probablemente se vayan antes de que finalice la actividad.

Si el organizador no está seguro del número de personas que asistirán, debe escoger el espacio más amplio que este dentro de su lista de consideraciones. Luego se podrán acomodar mesas, sillas y demás muebles -y decoraciones- que tendrán la tarea de cubrir el espacio adicional y harán que el sitio se vea más atractivo.

El tipo de evento: Los distintos tipos de eventos responden a diversos objetivos. No es lo mismo un evento corporativo que una boda o una convención. Cada uno de estos eventos tienen características especiales y necesidades distintas. Por ello, el tipo de evento que se esté organizando debe ser otro factor a tomar en cuenta a la hora de escoger un lugar para eventos.

Los eventos como reuniones de trabajo, conferencias y otros asuntos más formales necesitan de un tipo de espacio diferente con respecto a el que requieren las reuniones informales, como una fiesta de cumpleaños.

A esto se le debe añadir que la decoración y la iluminación también juegan un papel importante en este asunto. Y lo veremos más adelante, mejor desarrollado. Estos, como se sabe, puede influir mucho en la sensación general y en el tono del espacio en sí mismo.

Ubicación del lugar: Otro aspecto que juega un papel importante en la escogencia de los lugares para eventos es la ubicación de estos. Es, sin duda alguna, un punto extremadamente importante en esta ecuación. Si los asistentes vienen de una área en especifico, lo mejor es seleccionar une lugar que esté cerca de todos.

Al contrario, si el evento o la reunión tiene invitados que provienen de distintas partes, es importante que lugar tenga suficiente espacio de estacionamiento para todos ellos. ¿Por qué? Pues muchos de ellos, probablemente, lleguen en su vehículo al eventos.

Pequeños aspectos importantes: Además de la ubicación del lugar para eventos, es imprescindible conocer su precio, los servicios que ofrecen, su disponibilidad en cuanto a las fechas y sobre la ambientación que se puede crear en el propio espacio.

Horarios: Aparte de la disponibilidad de las fechas, punto que tocamos en el párrafo anterior, los lugares para eventos deben facilitarle al organizador el horario en el que pueden garantizar su producción.

Aquí es importante conocer si hay un sobrecargo después de que se haya excedido el tiempo determinado que estaba señalado al principio.

Permisos y certificaciones: En el contrato que firmará la parte organizadora y el apoderado del lugar para eventos, es de suma importancia que en el documento se contemple que la empresa tiene todos los avales, permisos y licencias necesarias para realizar diversos tipos de eventos.

Servicios de catering: Debemos señalar que es muy importante conocer si el espacio cuenta con uno o varios proveedores de catering. En el caso de que trabajen con una empresa de catering, la responsabilidad del organizador del evento está en determinar si el espacio es flexible en estos términos y de esta forma el organizador puede trabajar con su propio catering.

Bebidas: Nadie quiere que sus invitados mueran de sed durante el propio evento. Por lo tanto, las bebidas es un punto que no debe pasar desapercibido. Hay algunos lugares para eventos que tienen el patrocinio de alguna marca importante de cervezas o cafés, y algunas tienen como requisito de que durante los eventos no puede haber bebidas diferentes a las que maneja el local.

La decoración: Por último, aunque no por eso menos importante, tenemos la decoración, un aspecto de suma importancia para el evento. Dependiendo de lo que se quiera, es recomendable que la decoración se ajuste al espacio disponible para evitar contratiempos. Si el organizador está abrumado con otros asuntos, puede delegar la decoración a una empresa que maneje este aspecto.

Eso sí, la decoración no se debe dejar para el final, ya que de ella depende el éxito del evento.

Como se puede observar, existen muchos factores a considerar al momento de elegir un lugar para eventos. Sin embargo, si se tienen en cuentas todas las recomendaciones explayadas en este artículo, el organizador podrá encontrar un lugar que se adaptará las necesidades de su evento y será perfecto.

Ahora que conoces todos estos elementos básicos para escoger lugares para eventos, puedes buscar el tuyo sin ningún tipo de problemas. Seguro encontrarás uno que se adapte a las necesidades de tu actividad.

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