¿Qué es Hot Desk? Ventajas y Desventajas

Hot Desk o escritorio compartido
FECHA:
MARZO 2020
Autor:
COLONY SPACES
Etiqueta:
COLONY SPACES

¿QUÉ ES HOT DESK? VENTAJAS Y DESVENTAJAS

La idea de que sí se puede trabajar fuera de una oficina no es algo nuevo. La verdad, es que es una de las tantas revoluciones que trajo el siglo XXI. En ese sentido, el mundo ha visto cómo han aparecido nuevas tendencias en las oficinas. Hoy en día se trata del hot desk, que es un espacio de trabajo flexible y del cuál hablaremos -y mucho- en este artículo.

Como se sabe, las dinámicas laborales han ido mutando y también los espacios. Además del coworking, las empresas se las han jugado con respectos a nuevos estilos en los lugares de trabajo, los cuales se están adaptando a las necesidades de las nuevas generaciones.

Hot desk, que es lo que nos atañe, significa flexibilidad y movilidad; nada de puestos fijos. Es, en pocas palabras, el uso de escritorios compartidos y de trabajar en un ambiente totalmente amplío en el que se vea favorecida la interacción.

¿QUÉ ES EL HOT DESK?

Se puede decir que el hot desk es un tipo de teletrabajo que se basa en una oficina compartida por varias personas. Suele ser utilizada por trabajos autónomos o freelancers y también por empleados que no necesitan estar en un lugar fijo para desempeñar sus funciones.

En el hot desk un número múltiple de empleados usan las mismas estaciones físicas de trabajo pero solo cuando la necesitan. Para que todo esto funcione de forma armónica y orgánica, hay un moderador que se encarga de indicar cuál escritorio puede ser utilizado, el tiempo y el orden en que es asignado.

El término hot desk o hot desking (oficina flexible) viene, según se presume, del concepto hot racking. Esta era una práctica utilizada por los marines de Estados Unidos para compartir las literas por turnos. Funcionaba de esta forma: si uno trabajaba, el otro aprovechaba esto para dormir y descansar un poco. Cuando el otro volvía, se hacía una especie de relevo.

Se dice que los términos hot desk y hot desking aparecieron entre los años 80 y 90. Sin embargo, se adaptó y se expandió hace apenas algunos años.

El hot desk es una política -podría decirse “nómada”- que consiste en el alquiler de oficinas con varios escritos en el que los empleados traen sus computadoras y documentos. Las pertenencias las pueden guardar en un útil archivador con ruedas, para que al día siguiente -al volver- no tengan que cargar con sus cosas.

Las mesas de estas oficinas pueden ser utilizadas por varias personas a la vez, independientemente del área en el trabajen y a la profesión a la que se dediquen.

Podría decirse, entonces, que el hot desk es como un biblioteca – oficina. El trabajador va a una mesa que esté libre, saca sus implementos, trabaja y se marcha. Luego, llega otro y hace exactamente lo mismo.

VENTAJAS DEL HOT DESK

Se ahorran costos: Esta es, quizás, la principal ventaja que ofrece el hot desk. La reducción de gastos convierte al hot desk en una opción bastante viable y asequible. La base de la economía colaborativa es que los gastos se comparten. Esto quiere decir que el costo de emplazamiento y las demás comodidades se van a dividir entre todos los coworkers.

SSe incrementa la colaboración y se mejoran las relaciones sociales: El cambio diario de escritorio hace que más personas se conozcan, lo que se traduce en libertad y cultura social. Este método ha demostrado ser muy eficiente para la interacción social y para el crecimiento de los negocios. El hot desk es una vía más para que las personas se relaciones con otras de diferentes ámbitos. Y ahí pueden salir oportunidades de colaboración.

La ventaja de intercambiar área de trabajo con otros profesionales es muy útil porque se puede hacer networking. Es decir, las personas que estén en el hot desk pueden ampliar su red de contactos o encontrarse con clientes potenciales.

Aporta mayor cohesión y productividad al equipo de trabajo: Las pequeñas y medianas empresas (conocidas como pymes) son parte de los coworkings. Tanto sin la empresa tiene una oficina privada o una oficina abierta en un coworking, puede establecer un sistema de hot desk para el equipo.

Esto, sin duda alguna, ofrece más eficiencia en el trabajo, ya que se fomenta el intercambio de ideas, la colaboración y el acceso a conocimiento compartido.

Diversidad en el ambiente: Otra ventaja importante del hot desk es esta, la diversidad en el ambiente. La persona puede escoger el lugar donde quiere trabajar a diario. Por ejemplo, las personas son libres de buscar el espacio donde más motivado se sienta o en el que cree que alcanza su máximo de creatividad.

Espacios y lugares más ordenados: Está más que comprobado que los lugares de trabajos ordenados mejoran la productividad y la capacidad de concentración. Según datos de un estudio, la organización mejora en un 167% la capacidad de atención y en un 10% la productividad.

En un escritorio móvil no se puede tener muchas cosas que están en un escritorio de oficina (folletos, plantas, fotos de familiares, tazas, entre otras cosas). Los hot desk obligan a mantener el espacio ordenado.

Aunque no se puede personalizar el espacio de trabajo, en este caso el escritorio, la persona que lo utilice estará más concentrada en su trabajo y lo hará con la mayor efectividad posible.

DESVENTAJAS DEL HOT DESK

Clima laboral más frío: Aunque llegar, trabajar e irse sea cómodo, esto puede llegar a ser una desventaja. Al otro día, por ejemplo, no sabrás dónde sentarte, ni cuál será tu mesa ni con quien la vas a compartir. Produce pérdida de la motivación: Este punto tiene mucho que ver con el anterior. Ya que si se pierde el vinculo emocional con el lugar de trabajo, también se perderá la motivación.

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